El mundo actual está tan digitalizado que muchas veces resulta incomprensible realizar cualquier mínima tarea sin la ayuda de la tecnología. Hoy en día existen un sinnúmero de programas y aplicaciones que facilitan la vida diaria en cualquier aspecto inimaginable, desde ordenar comida y tenerla en la puerta de tu casa en cuestión de minutos, hasta sistemas un poco más complejos diseñados para darle celeridad a los procesos de trabajo internos de una empresa, como es el caso de la firma electrónica.

La implementación de la firma electrónica en México data del año 2003, pues fue en este año que se reformaron y adicionaron diversas disposiciones del Código de Comercio para introducir esta novedosa figura en el ordenamiento jurídico mexicano. La legislación mexicana contempla dos tipos de firma electrónica: la simple y la avanzada. Esta última es aquella que está certificada por parte de un Prestador de Servicios de Certificación, o bien, por una autoridad gubernamental facultada para emitir tal certificación, como es el caso del Servicio de Administración Tributaria (SAT) con la e.firma.

A la firma electrónica avanzada la regula su propia ley emitida apenas en el año 2012, la Ley de Firma Electrónica Avanzada, dentro de la cual se establecen ciertos requisitos para considerarla avanzada como tal, dentro de los cuales destacan: la equivalencia funcional, significando esto que la firma electrónica avanzada adquiere el mismo valor y peso que una firma autógrafa; autenticidad, pues es posible confirmar la identidad del firmante; integridad, puesto que permite detectar alteraciones al documento después de que haya sido firmado; no repudio, ya que el firmante no puede negar el contenido del documento; y confidencialidad, pues cuando se encuentra plasmada en un documento, su contenido solamente puede ser cifrado por las partes involucradas.

Si bien antes de la pandemia de COVID-19 en nuestro país ya se utilizaba la firma electrónica para realizar trámites ante diversas dependencias de gobierno, como, por ejemplo, ante el SAT, o para firmar documentos in-house de corporativos y empresas, no cabe duda que durante la pandemia se aumentó su uso debido a los grandes beneficios que trae consigo su implementación. Uno de ellos es que proporciona celeridad a la hora de firmar documentos, ya que solamente es necesario enviar el archivo a través de correo electrónico y la persona firmante puede acceder desde cualquier lado a cualquier hora para firmar el documento en cuestión.

Por otro lado, la firma electrónica proporciona la certeza de que el documento se está firmando en la fecha y hora establecida, ya que, a la hora de firmarlo, se plasma una estampa que contiene el tiempo real y la fecha exacta en que se firmó y, como se mencionó anteriormente, es imposible alterar estos datos, por lo que se reduce el riesgo de firmar de manera pre-fechada. Respecto al contenido del documento, existe la posibilidad de identificar si se realizaron alteraciones al mismo, ofreciendo así seguridad en la autenticidad de la información contenida. Además, se pueden obtener beneficios como ahorro en costos, así como ecológicos, pues al optar por utilizar la firma electrónica, se reduce el consumo de papel ya que resulta innecesario imprimir el documento, y, una vez firmado, todas las partes firmantes pueden tener acceso a él de manera inmediata, sin necesidad de tener que mandar el documento en físico a donde se encuentren las partes.

Sin duda, el uso de la firma electrónica puede traer demasiadas consecuencias favorables a las empresas que deseen implementarla, pues resulta igual o hasta más fiable que una firma autógrafa, además de que se encuentra completamente regulada jurídicamente. Por lo que consideramos que es importante implementar procesos tecnológicos al interior de las empresas para aumentar la productividad, eficacia y dejar de lado los procesos burocráticos que solamente hacen más lentos los flujos de trabajo.

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